Combien de temps conserver ses documents comptables ?
Tout document comptable émis ou reçu doit être conservé par une entreprise. Néanmoins, le délai de conservation varie en fonction de la nature du document mais également des obligations légales. En effet, il est important de conserver une trace écrite notamment en cas de futur litige. De plus, des contrôles peuvent être effectués par l’administration, à l’occasion d’un contrôle fiscal par exemple. En général, le délai est de 10 ans pour les documents comptables. Néanmoins, il n’y a pas que les documents comptables à conserver. En effet, des variations existent selon les types de documents, allant de 3 à 30 ans.
Quelle est la durée de conservation des documents comptables et autres documents professionnels ?
Les documents civils et commerciaux doivent être conservés entre 3 et 30 ans. En effet, la durée de conservation varie énormément.
Par exemple, les déclarations de douane doivent être conservées pendant 3 ans. Les contrats ou encore les documents bancaires se conservent, eux, pendant 5 ans. Les factures, les bons de commandes, les bons de livraison et les contrats électroniques sont quant à eux archivés pendant 10 ans. Ce sont les documents tels que les cessions ou acquisitions de biens immobiliers qui doivent être conservés le plus longtemps, soit 30 ans.
Côté comptabilité, l’ensemble des pièces et documents comptables doivent être gardées 10 ans. Cela concerne autant les livres comptables, que les registres comptables mais également toute pièce justificative telles que des bons de commandes, des factures clients, etc. Il en va de même pour les comptes annuels.
Concernant les documents fiscaux, les livres, registres et documents pouvant faire l’objet d’un contrôle ou d’une enquête, le direction se doit de les conserver au moins 6 ans. Cela concerne notamment l’impôt sur les sociétés, l’impôt sur le revenu, les cotisations foncières des entreprises, la TVA etc.
Les documents sociaux tels que les statuts de la société ou encore les traités de fusion / acquisition ou d’activité de l’entreprise doivent être conservés 5 ans.
Pour les bulletins de paie, le registre des contrats de travail, les déclarations d’accidents du travail, la conservation requise est également de 5 ans.
Pourquoi conserver sa comptabilité professionnelle ?
La conservation des documents est obligatoire et les raisons premières s’entendent aisément. Pour cause, les documents de comptabilité professionnelle sont utiles notamment en cas de contrôle fiscal. De plus, ils servent de preuves en cas de litiges avec les fournisseurs par exemple.
En cas de non conservation des documents fiscaux, des sanctions s’appliquent. En effet, l’article 1734 du Code général des impôts précise que “une amende de 5 000 € est applicable en cas d’absence de tenue des documents demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits.”
Ainsi, faire appel à un cabinet d’expertise comptable permet entre autres choses d’éviter toute erreur. En effet, cela vous permet de gérer les délais de conservation en toute sécurité grâce à votre expert comptable et ainsi éviter tout risque de sanction ou de pénalisation en cas de situation litigieuse.
Sources
Quels sont les délais de conservation des documents pour les entreprises ?, Service-Public.fr, 4 février 2021
Entreprises, combien de temps devez-vous conserver vos documents ?, economie.gouv.fr, 02 septembre 2020
