Les charges et frais déductibles en comptabilité

En comptabilité, il existe un grand nombre de frais et charges déductibles d’impôts. Ainsi, toutes les dépenses engagées pour l’entreprise ne sont pas perdues. Une grande partie peut être déduite du résultat imposable. Ainsi, il convient pour le chef d’entreprise de connaître les charges déductibles et les conditions de défiscalisation. Pour optimiser votre fiscalité, votre expert-comptable Jexpertise peut vous accompagner dans la gestion de vos comptes, de vos déclarations d’impôts, ainsi que votre stratégie financière et patrimoniale.

Règles générales pour la déduction des frais réels

Tous les frais engagés pour l’entreprise ne peuvent pas faire l’objet d’une déduction d’impôt. La loi encadre strictement les conditions de défiscalisation. Ainsi, certains critères sont à respecter, au risque sinon de faire l’objet de sanctions du fisc ou d’un contrôle fiscal.

D’abord, les charges déductibles rentrent forcément dans le cadre de la gestion normale de l’entreprise. Aussi, sont exclus les actes anormaux comme les sanctions pénales, les amendes, les agios bancaires, les pénalités de retard de paiement… Les charges qui peuvent être déduites sont exclusivement celles engagées dans l’intérêt de l’exploitation. Ceci ne compte donc aucune des dépenses réalisées pour un usage personnel, comme les courses de la famille par exemple. Par charges, on entend également qu’elles coûtent à l’entreprise et ne rapportent pas. Sont donc exclus les dépenses liées à des investissements menant à une augmentation de l’actif. Acquisition de locaux, mensualité d’emprunt…

Pour des raisons évidentes suite à des abus, la loi précise même un florilège des dépenses qui ne sont pas déductibles. Elle compte ainsi les charges dites “somptuaires”, c’est-à-dire excessivement chères et superflues. Cela inclut donc l’achat d’un jet privé, d’une résidence secondaire, ou encore les frais liés à la chasse.

Outre ces restrictions, la plupart des charges sont déductibles d’impôts. Quoi qu’il en soit, tout frais déclaré doit être justifié. Généralement, un ticket de caisse avec TVA ou une facture suffisent.

Les charges déductibles liées au travail à domicile

Cette situation se présente notamment quand l’entrepreneur exerce en indépendant, ou freelance. Il ne dispose alors souvent pas d’un bureau dans un tiers lieu et exerce depuis son domicile. Auquel cas, il peut déduire une partie du loyer en calculant la quote-part du loyer professionnel par rapport au loyer personnel.

Ce même raisonnement s’applique également aux charges telles que l’assurance, l’électricité et le gaz, la téléphonie et Internet.

La déduction des frais de repas et d’hébergement

Les frais liés aux repas ou à l’hébergement dans le cadre du travail sont également déductibles d’impôts. Ces frais sont plafonnés et doivent être raisonnables et justifiés. On évite donc d’inviter ses clients dans un restaurant étoilé tous les midis. Au-delà, et d’une manière générale, les frais concernés sont globalement assez vastes. Repas d’affaires au restaurant, repas de fin d’année, événement, traiteur pour une réunion…

Il en va de même pour les frais d’hébergement relatifs à l’activité de l’entreprise. Hôtel, chambre d’hôtes, Bnb… Ne comptera en revanche pas la location d’une villa sur la plage, qui entre dans les dépenses somptuaires.

Les frais déductibles pour les trajets et voyages

Dans la continuité, il est possible de déclarer les frais relatifs aux trajets et aux voyages pour le travail. Ceci peut être traité sous différentes formes. La plus classique est l’indemnité kilométrique. Basée sur un barème officiel, elle permet de déduire des frais estimés pour chaque kilomètre parcouru. Toutefois, il est  plafonné à 40 km pour le trajet domicile-travail. Il est également possible de déduire les frais d’usage du véhicule lorsque l’entreprise en est propriétaire.

Notons qu’il est parfois compliqué d’établir sur un outil est exclusivement professionnel ou sert aussi à titre privé. C’est notamment le cas d’une voiture ou d’un téléphone qui peut servir à la fois pour le travail et pour un usage personnel. Auquel cas, on considère que c’est une charge mixte et la déduction d’impôt se calcule sur ce postulat.

Déduire les charges liées aux services pour l’entreprise

Dans son fonctionnement courant, l’entreprise peut faire appel à bon nombre de services extérieurs. Entretien, banquier, comptable, avocat, coach sportif… Tous ces frais peuvent faire l’objet d’une déduction d’impôts. Il en va de même pour les frais d’actes et de contentieux, les dépenses liées à la création d’entreprise ; le coût d’une formation professionnelle en lien avec les activités de l’entreprise ; ou encore les montants des cotisations aux ordres et syndicats professionnels.

La déduction d’impôts des frais de matériel

Pour fonctionner une entreprise a besoin d’équipement. Les dépenses pour du matériel informatique, du mobilier de bureau et des fournitures de bureautiques sont également déductibles d’impôts, toujours sur présentation des justificatifs. 

Il en va de même pour les frais postaux, l’achat et l’enrichissement d’une bibliothèque professionnelle, ou même l’abonnement à des sources liées à l’activité de l’entreprise (magazine, revue, base de données…).

La déduction est également valable pour l’achat de matières premières et de produits pour la revente.

Autres charges déductibles d’impôts

Il est difficile d’établir une liste exhaustive des frais déductibles, d’autant qu’ils sont propres à l’activité de l’entreprise. D’autres charges peuvent toutefois faire partie des montants déductibles d’impôts.

Parmi elles, la publicité online et offline, y compris les goodies ou objets publicitaires dans la limite du raisonnable (moins de 69 € TTC). À cela s’ajoutent également les frais liés à la création d’un site internet et le coût de l’hébergement.

Les vêtements nécessaires à l’exercice de la profession sont également des charges déductibles d’impôts. Cela va du bleu de travail, à la robe d’avocat en passant par les polos estampillés aux couleurs de la marque.

Autre exemple de frais potentiellement déductibles des bénéfices imposables : les cadeaux d’affaires pour les fêtes de fin d’année. Il faut toutefois qu’ils soient justifiés et d’une valeur raisonnable. Celle-ci est fixée à moins de 3000 € de cadeaux d’affaires.

Sources

“Quelles charges peuvent être déduites du résultat fiscal d’une entreprise ? “, ministère de l’Économie, 12 juin 2020

“Comment déduire les frais de déplacement du résultat fiscal de votre entreprise ?”, ministère de l’Economie, 15 juin 2020