La comptabilisation des frais de formation professionnelle par l’employeur peut se faire de différentes manières. Ceci concerne tous les différents comptes de formation : droit individuel à la formation, compte personnel de formation (CPF), congé individuel de formation (CIF)… Il existe plusieurs modes de comptabilisation, comme pour l’activité partielle. Le Plan Comptable Général n’impose pas une solution précise. Le choix dépend donc des logiques comptables de chacun. En outre, cela dépend également de si le financement des formations est imposé à l’entreprise ou non.
Comptabiliser la participation à la formation professionnelle continue : compte 6333
Un employeur peut participer à la formation professionnelle continue en finançant par exemple un OPCO. Dans ce cadre, l’employeur paie des frais de formation sans attendre de contrepartie. A ce titre, les frais de formation sont associés à des impôts et taxes.
Comptablement, l’entreprise peut donc débiter les montants dans le compte 6333 “participation des employeurs à la formation professionnelle continue” et éventuellement dans le compte 44561 “TVA déductible sur autres biens et services”. En contrepartie, elle crédite le compte 401 “fournisseurs”.
La même manœuvre peut être réalisée pour la taxe d’apprentissage. Auquel cas, on débite plutôt le compte 6335.
Avec ce choix, les frais de formation professionnelle rejoignent les charges déductibles du résultat imposable de l’entreprise.
La comptabilisation de la formation professionnelle en honoraires en compte 6228
Si les frais de formation payés par l’employeur résultent d’un choix, on considère que l’entreprise a fait appel à un prestataire, pour une prestation de service. Cette situation se présente notamment lorsqu’une entreprise finance une formation pour un salarié dans le but de le monter en compétence pour lui donner davantage de responsabilités par exemple. La formation financée par l’entreprise est alors pour son usage propre.
Dans ce contexte, la comptabilisation des frais de formation rejoint la catégorie des honoraires. On débite donc les comptes 6228 “rémunération d’intermédiaires et honoraires” et 44561 “TVA déductible sur autres biens et services”. Puis, on crédite le compte 401 “fournisseurs” comme précédemment.
Le financement de la formation sans contrepartie : compte 6281
Outre le financement des OPCO notamment, d’autres cas de figures impliquent des frais de formation professionnelle sans contrepartie pour l’employeur. Parmi ces autres cas, on trouve par exemple l’utilisation par un salarié de son compte CPF. Ou encore lors d’un licenciement ou d’une démission. Auquel cas, quand bien même l’entreprise a financé une formation, elle n’aura pas l’occasion d’en bénéficier.
Dans ces situations, les frais de formation professionnelle ont la possibilité d’être simplement comptabilisés en compte 6281 divers. On débite également le compte 44566 “TVA déductible”. Puis on crédite comme d’habitude le compte 401 « Fournisseurs ».
Comptabiliser la formation professionnelle en rémunérations diverses : comptes 641 ou 645
Il existe également un autre mode de comptabilisation des frais de formation professionnelle. Si les frais de formation concerne précisément un salarié, on peut décider de les comptabiliser comme dans sa rémunération. On regroupe alors les salaires bruts et les charges salariales en une écriture unique, l’OD de salaires.
De cette façon, les frais de formation n’apparaissent pas distinctement en comptabilité. Ils sont additionnés aux autres montants liés à la rémunération. On les inscrit dans les comptes 641 ou 645.