La gestion d’entreprise n’est pas chose aisée. Pourtant, il existe quelques règles de base qui doivent devenir la Bible du chef d’entreprise. Une fois maîtrisées, elles permettent une meilleure gestion et un meilleur pilotage de l’activité. Elles sont aussi l’occasion de mettre en place des process et d’organiser des audits internes. De cette façon, le chef d’entreprise et les responsables peuvent mesurer la performance et créer des prévisions de trésorerie afin d’anticiper. Pour y parvenir, l’entreprise a tout intérêt à utiliser des logiciels de gestion et de comptabilité. Lesquels permettent d’identifier les indicateurs clés de performance et de mettre en place des tableaux de bords.
Connaître son coût de revient, le b-a-ba de la gestion d’entreprise
Avant de se lancer dans une activité économique, il est essentiel de connaître le coût de revient de ses produits et services. Pour cause, il permet de connaître le prix de revente du produit. C’est également important pour savoir si les matières premières sont trop chères par rapport à ce que la clientèle est prête à payer ou par rapport à la concurrence.
Maîtriser le coût de revient est la base pour assurer la rentabilité des transactions. Pour la calculer, il faut prendre en compte les coûts directs et indirects, ainsi que les charges fixes et variables. Valeurs de marchandises, prix de l’approvisionnement, du stockage, de la fabrication…
Réduire les charges fixes au profit des frais variables
Les frais fixes sont les dépenses qui pèsent chaque mois sur l’entreprise. Elles ne dépendent pas du niveau d’activité de l’entreprise et sont dues quelle que soit la situation économique et les performances des ventes. Cela peut être le loyer, les salaires, les assurances, les abonnements (internet, logiciels, prestataires de maintenance…).
Forcément, plus il y a de charges fixes, plus les factures récurrentes sont salées. Elles offrent très peu de flexibilité donc, si l’entreprise est en difficulté ou encore jeune, elles peuvent être à l’origine de gros soucis.
Pour éviter de gérer une entreprise avec une épée de Damoclès au-dessus de la tête, il convient donc de préférer les charges variables dès que possible. Traditionnellement, quand on pense frais variables, on pense facture d’électricité, achat de matières premières… Mais il est aussi possible, dans une moindre mesure et selon les activités, de fonctionner en variable grâce à de l’intérim par exemple ou des espaces de travail partagés comme des coworking.
Gérer les stocks : au coeur de la rentabilité et de la gestion d’entreprise
Gérer les stocks s’avère particulièrement délicat au lancement d’une entreprise. Pour cause, connaître la quantité de matières premières optimale résulte forcément d’un peu d’expérience de son entreprise.
Il faut alors trouver le bon compromis pour ne pas se retrouver en rupture de stock ou au contraire, avec des pertes. De même, bien gérer les stocks implique d’anticiper les délais de livraison. Pour cause, ce n’est pas la veille pour le lendemain qu’on se rend compte que l’on va être à court de farine pour sa boulangerie. De même, en fonction des fournisseurs, les délais peuvent être différents, ce qui implique une gestion différenciée.
Note : si on gère mal ses stocks, on fausse totalement le calcul du coût de revient. Par exemple : en cuisine, la rentabilité du menu dépend de si on arrive à écouler tout le stock ou si on perd de denrées périssables. Forcément, tout produit jeté avant facturation au client est une perte sèche.
Gérer les comptes-clients, l’impondérable de la gestion d’entreprise
Décidément, la plupart des règles d’or du chef d’entreprise concernent directement la rentabilité des ventes. Logique, c’est le nerf de la guerre. Gérer la rentabilité, c’est aussi gérer ses comptes clients. Pour continuer d’alimenter sa trésorerie, il convient de facturer le plus tôt possible ses clients. Généralement, dès la livraison du produit ou du service. Toutefois, il est aussi possible de fonctionner avec des pré-commandes ou des acomptes pour ne pas avoir à avancer la totalité des frais.
Gérer les comptes clients revient aussi à limiter les retards de paiement ou les impayés. Forcément, plus un client tarde à régler, plus il creuse le trou dans la trésorerie. Quand l’entreprise ne dispose pas de fonds conséquents, des impayés peuvent même lui être fatal.
Au-delà de la facturation elle-même, il faut veiller à la rentabilité du client. C’est surtout le cas dans le service où un projet est souvent facturé au forfait et où la rentabilité varie selon le temps passé dessus. Il convient donc en amont d’évaluer correctement le temps nécessaire à la réalisation du projet, ou à opter pour des honoraires à l’heure ou à la journée.
Fournisseurs et partenaires : dépendance et concurrence
Autres règles clés de gestion d’entreprise, garder le contrôle sur ses fournisseurs et ses partenaires. En effet, si on fait appel à des fournisseurs extérieurs, c’est a priori car l’entreprise en a besoin pour tourner. Aussi, en cas de pépin dans les relations ou chez les fournisseurs, la société peut se retrouver incapable de fournir ses clients.
Pour éviter cela, il convient donc de varier les fournisseurs de façon à ne pas être dépendant d’un seul partenaire. C’est aussi l’occasion de faire jouer la concurrence pour obtenir des tarifs ou des conditions plus avantageuses. De même, il est intéressant de garder un œil sur l’état de santé de ses partenaires de façon à ne pas se retrouver pris de cours en cas de faillite par exemple.